Assistenz (m/w/d)

Als Spezialist für Job und Karriere steht Randstad Ihnen vertrauensvoll zur Seite. Wir sind Randstad und unterstützen Sie dabei, Ihre berufliche Ziele zu erreichen. Dabei legen wir Wert auf ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle wertgeschätzt fühlen. Unsere Partnerschaft beginnt hier: Willkommen bei Randstad.

Diversität wird bei uns aktiv gelebt, daher begrüßen wir jede Bewerbung. Wir legen Wert auf Chancengleichheit und begrüßen die Bewerbung von Menschen mit Behinderung, deren Inklusion uns ein besonderes Anliegen ist.

Wir suchen für eine absolute Schaltstelle in der Hamburger Verwaltung eine Verwaltungsassistenz. Vorbereitung von Dokumenten sowie Sitzungen sind Hauptaufgaben.

Absolut wünschenswert sind bereits vorhandene Kenntnisse in der Hamburger Verwaltung, eine strukturierte Arbeitsweise und gute Kenntnisse im MS Office Paket.

Wenn Sie kurzfristig in Vollzeit starten können und sich im Profil wiederfinden, bewerben Sie sich noch heute!

• Unterstützung bei der Erstellung der Tagesordnungen für Sitzungen, der Sammelübersicht und bei der Vorbereitung der Sprechzettel
• Zusammenstellung der Sitzungsordner
• Vorbereitung der vorläufigen Beschlussprotokolle über die Sitzungen
• Pflege und Bereitstellung der aktuellen Dokumente auf SharePoint
• Vorbereitung von Meetingräumen
• Bearbeitung des gesamten Sitzungsmittschnitts für die Mediathek
• Aushang der Tagesordnungen
• Bearbeitung und Übermittlung von schriftlichen kleinen Anfragen und großen Anfragen sowie Kontrolle von Fristen
• Drucksachenverwaltung
• Postverteilung
• Druck sowie Versand aller Drucksachen und weiteren Unterlagen
• Begleitung von Einsichtnahmen im Rahmen von Aktenvorlageersuchen
• Führung von Statistiken
• Gute Kenntnisse der hamburgischen Verwaltung und deren Zuständigkeiten
• Professioneller Umgang mit moderner Bürokommunikation und den Microsoft-Office-Standardprodukten sowie die Bereitschaft, sich in neue IT-Verfahren schnell und kompetent einzuarbeiten (z.B. CMS, ZAM, SharePoint).
• Aufgrund gleicher Aufgabenstellung müssen die Mitarbeitenden des Assistenzbereichs ihre tägliche Aufgabenerledigung eng miteinander abstimmen, was eine vertrauensvolle Zusammenarbeit erfordert.
• teamfähig, engagiert, kontaktfreudig und flexibel sein, auch unter Termindruck über eine sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise verfügen und den Kunden gegenüber angemessen auftreten.
• Den Einstieg in die Hamburger Verwaltung
• Weitere Projekte im öffentlichen Dienst im Anschluß
• Interessenwahrung durch einen flächendeckenden Betriebsrat
• Breites e-learning Angebot
• Langfristiger Arbeitsvertrag

Über Randstad Operational

Randstad ist einer der weltweit führenden Personaldienstleister mit dem Ziel, so spezialisiert und so fair zu werden wie kein anderes Unternehmen in der Welt der Arbeit. Durch die Unternehmensstrategie „partner for talent” finden, fördern und verbinden wir spezialisierte Talente mit Unternehmen – weltweit, vor Ort und immer mit hoher Geschwindigkeit. Wir schaffen leistungsfähige, vielfältige und agile Teams und unterstützen jeden Einzelnen dabei, eine erfolgreiche Karriere mit gleichen Chancen zu erreichen.

Randstad Operational ist eine der vier Spezialisierungen von Randstad und bündelt unsere Expertise im gewerblichen-technischen sowie kaufmännischen Bereich.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern in Randstad Stellenanzeigen die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.